giovedì 6 marzo 2008
Rispondere ai provocatori
Le persone piu' maligne e indisponenti, dice Heinz Goldman, uno dei massimi esperti internazionali di comunicazione, si siedono sempre in fondo alla sala quando state per tenere una conferenza e cercano di formare il "branco". Cercate di farle sedere davanti, saranno piu' scoperte, piu' timide, percio' meno aggressive. Quando vi aggrediranno con le loro domande malefiche, se sono ancora dietro, cercate di farle venire piu' avanti. Basta dire: "non si sente, puo' venire, per favore, piu' avanti?" Ricordate sempre che il lupo senza il branco e' un agnello, accoglietelo con calore, disponibilita' e gentilezza; riformulate la sua domanda, vi accorgerete che la sua aggressivita' iniziale si e' spenta.
Per assicurarsi che i provocatori non interrompano la propria presentazione, un altro metodo consiste nell’ avere gente nel gruppo che identifichi i disturbatori PRIMA che l’evento abbia luogo. Dopo di che, si può dare loro l’attenzione che desiderano coinvolgendoli in una intervista o in qualche altra iniziativa, per poi menzionare il loro nome durante il discorso. Così si elimina virtualmente il pericolo che creino problemi, in quanto ci si appella alla loro stessa opinione. E’ una buona tecnica, ma attenzione! Non bisogna menzionare esclusivamente quel nome, o il resto del pubblico che riconosce la persona in questione come un disturbatore potrebbe pensare che siete simili a lui. Citate un grande varietà di persone fra il pubblico. Soltanto assicuratevi che i cattivi soggetti siano inclusi, dato che normalmente questi li tiene a bada.
C'e' un grande nemico dell'oratore in erba, e si chiama microfono. I principali errori dettati dall'ansia e dalla mancata abitudine sono tenerlo serrato alla bocca: il suono esce distorto e crea fastidio nelle orecchie dell'uditore. Tenerlo troppo distante dalla bocca: praticamente e' come non averlo, ma ancor peggio, farlo sventolare come fosse la bacchetta di un direttore d'orchestra. In questo caso la voce diventa irregolare, va e viene, e questo genera immediatamente nel pubblico disattenzione ed ilarita'.
Come si usa il microfono? La distanza media e' di circa 10 cm (molto dipende dalla propria voce e dalla potenza dell'impianto, ma sono fattori facilmente valutabili in loco). Se e' mobile, fare attenzione: avra' un interruttore per accenderlo e spegnerlo e fara' terribili fischi incrociando un altro microfono. Parlando, guardate sempre in viso il pubblico, in modo da captare immediatamente se il suono arriva nel modo giusto, se si notano le espressioni di chi non sente o sente troppo forte. Non bisogna farsi trasportare da un eccessivo protagonismo, cosa che la presenza del microfono provoca in alcune persone, ma nemmeno farsi intimorire dallo strumento: ha solo la funzione di amplificare la vostra voce, null'altro. Se la platea e' particolarmente vicina o esigua e l'acustica della sala lo consente si puo' farne a meno, dopo aver chiesto all'uditorio se e' d'accordo.
Per finire, attenti a scherzi e barzellette. Raccontare storielle e' un mestiere. Vi sara' certamente capitato di sentire un conferenziere raccontare una barzelletta e, fra il pubblico, nessuno che sorridesse. Rideva invece come un matto, dietro il suo tavolo con il panno verde, il conferenziere che, riuscendo poi a controllarsi, continuava dicendo: "beh, ora, seriamente..." Raccontare storielle ad una grossa platea magari non sara' una forma d'arte, ma, per farlo con successo, bisogna essere professionisti, commedianti, e bisogna essere addestrati per imparare il tempismo, la scelta delle parole, il modo di dire la frase finale ad effetto. Soprattutto bisogna imparare a decidere rapidamente in base all'umore del pubblico se si puo' raccontare una barzelletta e quale. e' difficile imparare tutto cio'.
Fate notare qualche incongruenza ed esageratela: questo tipo di umorismo, in genere, ha piu' successo della solita barzelletta stantia sulle suocere o sui carabinieri. Il pubblico apre il cuore e la mente all'oratore che, deliberatamente, si sgonfia prendendosi in giro o richiamando l'attenzione su una propria debolezza. Per creare un clima di allegria e' divertente raccontare un aneddoto su se stessi, dipingersi in una situazione ridicola. La gente si riconosce nell'uomo comune con le sue difficolta' ed i suoi limiti, non ama i "palloni gonfiati".
Il linguaggio corporeo
Persuasione è un concetto che non attiene solo a "quello che diciamo". Questo è il livello verbale della comunicazione ovvero il contenuto del discorso.Per quanto possa essere importante, il contenuto del messaggio rischia di passare in maniera poco efficace, di perdere d'importanza, se non è accompagnato da una comunicazione non verbale congruente e in linea con quello che si dice. Il corpo, la gestualità, il tono di voce, le pause, lo sguardo, allineati e congruenti con il contenuto del discorso, lo rendono molto più efficace.
Ma qual è la regola della gestualità per una comunicazione efficace? L'unica regola è che non ci sono regole se non quella di essere congruenti con ciò che diciamo. È forse un messaggio efficace quello che lanciano molti politici o oratori che, dicendo quanto sono convinti di una decisione o un progetto, sono titubanti nella voce e sfuggenti con lo sguardo? Restiamo sulla politica come esempio: è abbastanza interessante notare nei vari telegiornali le cosiddette "reazioni a caldo" dei politici ad un evento particolare o a una dichiarazione importante di qualcuno: quasi tutti dicono la stessa cosa (livello verbale) ma, preferenze politiche a parte, quello che ci rimane più impresso è colui che ha comunicato "meglio" il suo messaggio con la voce, con lo sguardo e magari con un gesto. Bettino Craxi non era forse conosciuto per le pause che faceva ogni tanto? Lo scopo era attirare l'attenzione prima di un concetto importante. E Gianfranco Fini non è un ottimo oratore? (va sempre con lo sguardo da una parte all'altra della platea per non dimenticare nessuno degli ascoltatori).
Certo, è impossibile tenere l’attenzione di un pubblico per otto ore raccontando solo una marea di sciocchezza: per quanto si sia bravi nel raccontarle, per quanto si sia congruenti con il corpo e con la voce, sempre sciochezze restano e l'uditorio molto probabilmente si "ribellerà". Non si può prescindere dal contenuto. E' un gioco che può reggere, però, solo per poco tempo. Se mancano i contenuti, non c'è niente da rafforzare con la comunicazione non verbale!
Quando parliamo in pubblico, la parte del corpo più "a rischio figuraccia" sono le mani. Non sappiamo dove metterle; e ce le portiamo appresso come due appendici ingombranti, che non sappiamo dove mettere. In tasca? No, è maleducato. Dietro la schiena? No, potremmo apparire poco sinceri. Sotto le ascelle, con le braccia incrociate? Nemmeno: sembreremmo sulla difensiva. Le mani dovrebbero seguire il filo del discorso, sottolineandone i passaggi con la loro gestualità. Cosa che viene spontanea per i professionisti, ma che risulta difficilissima per i principianti. Ai quali si consiglia di tenere in mano una penna, oppure un paio di occhiali. Così, con le mani occupate, non hanno il problema di cosa farne.
Per fortuna, sembriamo più sicuri di quanto non siamo davvero. I piccoli errori, che ci sembrano enormi – una parola pronunciata male, un’incertezza, un colpo di tosse nervosa – non vengono nemmeno notati dagli altri. E se non si può nascondere un inciampo, conviene buttarla sul ridere. Con frasi come: "Lasciatemi riprovare, stavolta in italiano!" oppure: "La mia dentiera ha qualche problema!" La gente scoppierà a ridere, e il ghiaccio sarà rotto.
Altri consigli pratici per quello che riguarda la comunicazione non verbale:
•Mai parlare guardando in basso.
•Rispettare le pause: sono ciò che trasformano il discorso in una conversazione.
•Fermarsi di tanto in tanto, come per pensare, fa sembrare più sinceri
•Prima di cominciare a parlare è utile guardare negli occhi ciascuno dei tuoi ascoltatori. Ogni secondo che aspetterai renderà più forte il tuo incipit.
•Gli uomini e le donne acquistano “statura” attraverso il silenzio “strategico”, generando un clima di attesa per ciò che stanno per dire
•Sorridete e mettete passione nell'esposizione
•Non leggete, preparatevi prima e parlate a braccio
•Fissate lo sguardo, a turno, su tutto il pubblico presente in sala
Gli strumenti visivi
I supporti visivi, dalle fotocopie da distribuire al pubblico alle presentazioni audiovisive, possono arricchire una presentazione verbale. Naturalmente non sono adatti a tutte le circostanze. Utili durante lezioni, conversazioni o presentazioni, tali supporti sono certamente fuori luogo in un discorso tenuto durante una cerimonia o alla fine di un banchetto.
Il cervello umano recepisce meglio gli stimoli visivi che quelli uditivi. Allo stesso modo un supporto visivo distoglie l'attenzione del pubblico da qualunque altro stimolo, compresa la voce dell'oratore. Di conseguenza il discorso e la presentazione visiva non devono essere in concorrenza fra loro. È bene utilizzare i supporti visivi soltanto per illustrare un concetto, non certo per affermarlo.
Quando il pubblico si trova di fronte ad una informazione visiva è probabile che la scorra e che si faccia un'idea di ciò che verrà detto e che tragga quindi le proprie conclusioni prima che l'oratore abbia aperto bocca. In questo modo, l'oratore perderà completamente il controllo del processo mentale del pubblico. Una presentazione è un prodotto informativo con una struttura e un'organizzazione interna, e non è fatta per impressionare la platea. Inoltre non è autosufficiente: è solo un ausilio al relatore e si affianca sempre a un'esposizione orale.
Come ogni pratica di comunicazione, anche le presentazioni richiedono un esame preliminare dei contenuti che dobbiamo comunicare. Come prima cosa bisogna tutti i nostri contenuti, cercando di scomporli il più possibile nei loro elementi "atomici".Successivamente, questi elementi potranno essere ricomposti secondo una logica di raggruppamento omogenea.A questo punto possiamo iniziare a creare la nostra presentazione.
E’ importante stabilire il concept della presentazione, ovvero l'elemento, o l'insieme di elementi grafici ricorrenti che dà omogeneità alla presentazione. Può essere un colore, una linea, un insieme di fotografie o altri elementi che contraddistinguono in maniera uniforme la presentazione. L'importante è che questo canale, che costituisce il "contenitore" dei nostri messaggi, sia il più possibile coerente che gli scopi della presentazione stessa e sia, ovviamente, mantenuto per tutta la sequenza delle slide.
Per quello che riguarda i supporti scritti (slide, lucidi, fotocopie, grafici, presentazioni, brochure) conviene ricordare alcune regole:
· Non scrivete mai i testi in maiuscolo. Danno un senso di urlo e sciatteria.
· Non usate mai il testo ombreggiato. Non dà alcun valore aggiunto e riduce inutilmente la leggibilità.
· Usate il grassetto con intelligenza. Non scrivete tutto in grassetto, e non grassettate "a caso".
· Usate font chiari. I font migliori sono arial e verdana. Evitate sempre Times new roman e comics.
· Punti elenco. Usateli solo per gli elenchi, non per i paragrafi.
· Dimensioni. Meglio piccole. Datevi 28pt come limite massimo (solo per i titoli), ma taratevi, in media, tra 14 e 18 pt per la maggior parte dei testi.
· Gerarchia dei font. Usate la dimensione dei font come indicatore per fare capire se è un titolo, un titoletto, un testo una didascalia.
Come per la formattazione e per le forme geometriche anche nel caso dei colori vale un forte invito alla sobrietà: è un elemento grafico molto forte e va usato in modo funzionale, pertinente e con coerenza.
In generale, i colori di una presentazione non dovrebbero superare il numero di quattro (più il colore di sfondo). Non aumentate questo numero, se non volete dare un effetto "carnevale" alla vostra presentazione. Inoltre, stabilite preliminarmente le funzioni di ciascun colore.
La chiusura
Nell’atterraggio, ovvero la chiusura, bisogna riassumere il contenuto del discorso, e terminare con una frase strappa-applausi. Questa è la parte più delicata del discorso, insieme con il decollo, perché le ultime parole pronunciate sono quelle che si ricordano di più, e il successo del discorso si giudica innanzitutto dal calore dell’applauso. Che viene scatenato, in buona parte, dalle battute finali, che quindi vanno preparate in anticipo.
Se la prima impressione è quella che crea il giudizio, l’ultima impressione è quella che rimane e che lo rende immutabile.
Il motivo per cui è bene riassumere quanto si è detto prima è che serve ripetere la tesi portante. Cicerone scrisse che "L’inizio del discorso introduce l’argomento, la parte centrale lo sviluppa, la fine lo riassume". E si deve riassumere in modo brillante e veloce, senza annoiare. Chiudendo è utile appellarsi alle emozioni: l’onore, la speranza, l’amore e in certe occasioni la paura.
Per strappare gli applausi, un buon metodo è alzare la voce nell’ultima frase: la farà sembrare memorabile.
Anche Aristotele suggerisce di far sì che l’ascoltatore intravveda la fine del discorso, perché è come un atleta, che quando ha in vista l’arrivo si fa coraggio e continua a correre
sabato 23 febbraio 2008
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