I supporti visivi, dalle fotocopie da distribuire al pubblico alle presentazioni audiovisive, possono arricchire una presentazione verbale. Naturalmente non sono adatti a tutte le circostanze. Utili durante lezioni, conversazioni o presentazioni, tali supporti sono certamente fuori luogo in un discorso tenuto durante una cerimonia o alla fine di un banchetto.
Il cervello umano recepisce meglio gli stimoli visivi che quelli uditivi. Allo stesso modo un supporto visivo distoglie l'attenzione del pubblico da qualunque altro stimolo, compresa la voce dell'oratore. Di conseguenza il discorso e la presentazione visiva non devono essere in concorrenza fra loro. È bene utilizzare i supporti visivi soltanto per illustrare un concetto, non certo per affermarlo.
Quando il pubblico si trova di fronte ad una informazione visiva è probabile che la scorra e che si faccia un'idea di ciò che verrà detto e che tragga quindi le proprie conclusioni prima che l'oratore abbia aperto bocca. In questo modo, l'oratore perderà completamente il controllo del processo mentale del pubblico. Una presentazione è un prodotto informativo con una struttura e un'organizzazione interna, e non è fatta per impressionare la platea. Inoltre non è autosufficiente: è solo un ausilio al relatore e si affianca sempre a un'esposizione orale.
Come ogni pratica di comunicazione, anche le presentazioni richiedono un esame preliminare dei contenuti che dobbiamo comunicare. Come prima cosa bisogna tutti i nostri contenuti, cercando di scomporli il più possibile nei loro elementi "atomici".Successivamente, questi elementi potranno essere ricomposti secondo una logica di raggruppamento omogenea.A questo punto possiamo iniziare a creare la nostra presentazione.
E’ importante stabilire il concept della presentazione, ovvero l'elemento, o l'insieme di elementi grafici ricorrenti che dà omogeneità alla presentazione. Può essere un colore, una linea, un insieme di fotografie o altri elementi che contraddistinguono in maniera uniforme la presentazione. L'importante è che questo canale, che costituisce il "contenitore" dei nostri messaggi, sia il più possibile coerente che gli scopi della presentazione stessa e sia, ovviamente, mantenuto per tutta la sequenza delle slide.
Per quello che riguarda i supporti scritti (slide, lucidi, fotocopie, grafici, presentazioni, brochure) conviene ricordare alcune regole:
· Non scrivete mai i testi in maiuscolo. Danno un senso di urlo e sciatteria.
· Non usate mai il testo ombreggiato. Non dà alcun valore aggiunto e riduce inutilmente la leggibilità.
· Usate il grassetto con intelligenza. Non scrivete tutto in grassetto, e non grassettate "a caso".
· Usate font chiari. I font migliori sono arial e verdana. Evitate sempre Times new roman e comics.
· Punti elenco. Usateli solo per gli elenchi, non per i paragrafi.
· Dimensioni. Meglio piccole. Datevi 28pt come limite massimo (solo per i titoli), ma taratevi, in media, tra 14 e 18 pt per la maggior parte dei testi.
· Gerarchia dei font. Usate la dimensione dei font come indicatore per fare capire se è un titolo, un titoletto, un testo una didascalia.
Come per la formattazione e per le forme geometriche anche nel caso dei colori vale un forte invito alla sobrietà: è un elemento grafico molto forte e va usato in modo funzionale, pertinente e con coerenza.
In generale, i colori di una presentazione non dovrebbero superare il numero di quattro (più il colore di sfondo). Non aumentate questo numero, se non volete dare un effetto "carnevale" alla vostra presentazione. Inoltre, stabilite preliminarmente le funzioni di ciascun colore.
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